Big data es la expresión de moda. Ésta viene dada por la explosión del volumen de datos que poseemos actualmente, no sólo en las empresas, sino como particulares. Almacenamos, probablemente, más libros de los que podremos leer y más música de la que podamos escuchar jamás pero, entre miles de archivos de información trivial, tenemos también una gran cantidad de datos sensibles referidos a nuestro trabajo, nuestros datos personales, informes sanitarios, trámites burocráticos, información fiscal, laboral, expedientes académicos, apuntes, anotaciones, agendas,… Según las últimas estimaciones, el crecimiento de datos en nuestros sistemas informáticos es de aproximadamente un 80% al año. Estos datos son activos para cualquier empresa y su pérdida puede ocasionar graves daños.
El pensamiento generalizado es “cuanto mayor sea una empresa, mayor será el daño ante la pérdida de datos”. Nada más lejos de la realidad. La pérdida de información afecta en mayor medida a microempresas y pymes dado que su capacidad de recuperación de dichos datos es mucho menor. Por lo general, las grandes empresas de este país tienen recursos económicos, tecnológicos y humanos para recuperar sus datos en un espacio breve de tiempo, mientras que un autónomo o pequeño empresario se encuentra ante un gran conflicto cuando pierde sus datos: facturas, contabilidad, clientes, certificados ¡Toda la información esencial de la empresa! En el mercado actual, este tiempo de inactividad que requiere volver a poner todo el sistema en marcha puede marcar la diferencia entre la supervivencia y el cierre. Cuando menos, la pérdida de datos críticos acarreará un fuerte gasto financiero que no siempre se puede asumir.
¿Cuál puede ser el coste financiero?
Hace poco, Kaspersky Lab lanzaba una cifra estimada de 820.000 en pérdidas en uno de sus informes. Si bien es cierto que esta cifra no se ajusta a la realidad de una microempresa en España, vamos a intentar hacer un pequeño supuesto con datos redondos:
Imaginemos, por un momento, que tenemos un taller de matricería y, por culpa de una tormenta, se produce un apagón en el que se estropean dos discos duros: el de administración y el del puesto de erosionista:
Poniéndonos en un buen escenario, digamos que se pueden recuperar los datos del de administración (con tiempo y coste, del que ahora hablaremos) pero no el del erosionista.
¿Ante qué nos enfrentamos?
El disco de administración se envía a una empresa de informática que trabaje cómputo forense. El coste de procesar este disco en laboratorio se sitúa entre 900€ y 12.000€ en España en función de características del disco, riesgo, documentación sensible y probabilidad de recuperación. El coste también es temporal: pongamos que 15 días.
Tendremos que coger un disco para sustitución (55-200€) y reinstalar todas las licencias de programas, etc. (48€) Para poder seguir gestionando la empresa (facturas, remesas, clientes, …) pero desde cero. Hasta que no nos recuperen los datos, no tendremos los teléfonos de los clientes, ni facturas anteriores, ni acceso a la contabilidad corriente, ni a los documentos de texto, hojas de cálculo, bases de datos,… No tendremos los certificados digitales para Hacienda o la Seguridad Social, por lo que tendremos que utilizar algunas mañanas de nuestro tiempo de trabajo en recuperar este tipo de herramientas. Pongamos que en tres mañanas podemos conseguir lo más básico, que el coste del salario de administrador es de 1500€/mes y que trabaja 5 horas por la mañana… 187€
Como decíamos, el disco del puesto de erosión es irrecuperable, por lo que tendremos que conectar uno nuevo (55-200€), reinstalar todo (48€), hacer que un ingeniero vuelva a volcar los diseños en la máquina, ajuste y calibre ¿6 horas de trabajo? 75€ y pongamos que el valor de producción en esos días perdidos sea equivalente a un 5% del beneficio de producción. En un molde para automoción con un beneficio de 8.000 euros estaríamos hablando de 400€ de pérdida.
¡Sumemos! En un caso muy sencillo de pérdida de datos, hablamos de un coste financiero de entre 1.700 y 13.000 euros
¿Por qué a mí?
Nuestros datos no sólo se ven amenazados por grandes catástrofes o virus de propagación mundial. Al contrario y, por estricto orden de frecuencia, éstos son los motivos de pérdida de información más habituales:
44% Errores humanos, mala utilización de la tecnología.
32% Disfunción del hardware (incluyendo la propia red eléctrica).
9% Virus.
8% Desastres naturales (sobre todo tormentas).
7% Otros factores (sobrecalentamiento, humedad, etc.)
Bien, ahora que tenemos claro que las copias de seguridad son la acción preventiva más lógica y económica, la pregunta es:
¿Cómo empiezo a hacer las copias de seguridad? ¿Debo comprar algo? ¿Son fiables?
Para hacer copias de seguridad sólo hacen falta dos cosas: un soporte para guardar la copia y un software para automatizar el proceso. En el caso del soporte, una buena opción es un disco duro. Hoy en día, un disco duro externo de 1TB ronda los 55 euros. No es necesario que sea externo, pero eso nos permite transportarlo con facilidad. En absoluto recomiendo utilizar los llamados pendrive o memorias flash ¿Por qué? Principalmente, por tres motivos: su vida es efímera en comparación con un disco tradicional, si se estropean, a menudo es casi imposible recuperar la información y, por último, se extravían con facilidad y se sobrescriben sin querer (recordemos que los errores humanos son la causa número uno de pérdida de datos). En cuanto a los programas de software, los hay gratuitos y de pago, incluyendo esta segunda opción algunas funcionalidades extra.
¿Son fiables? Mucho, siempre y cuando se tenga el cuidado debido con el soporte. Por ejemplo, si hacemos las copias en un disco duro externo, debemos intentar que no se golpee para no dañar el cabezal. Si nos llevamos el soporte al cerrar el negocio, tendremos una copia segura, ajena a los accidentes que pueda sufrir el local (robo, inundación, incendio, etc.) Una opción para aquellas empresas que trabajan con datos muy sensibles o necesarios para el ejercicio es la copia en espejo, es decir, existen dos discos para la copia de seguridad. Enviamos los datos a un disco e, inmediatamente, un disco comienza a clonarse en el otro, de forma que tenemos dos copias de seguridad idénticas por si un soporte fallase.
Cómo planificar las copias de seguridad
Existen tres sistemas de copia: completa, diferencial e incremental. Cuando abrimos el software para las copias (EaseUS, Cobian BackUp, etc.) le tenemos que dar dos datos. Por un lado, las rutas donde están los archivos que queremos copiar y, por otro, la ruta del disco donde los vamos a copiar. Por ejemplo:
Rutas que serán copiadas:
C:\Users\Oficina\Documentos
C:\Users\Oficina\Descargas\Contratos
Rutas donde se realizará la copia:
E:\ (disco externo)
El primer día, la copia debe ser completa para tener un respaldo de todos los archivos que queremos guardar. A partir de ese momento, podemos dejar las copias completas para una vez a la semana o, incluso, una vez al mes, en función de la cantidad de datos que manejemos y dejaremos para diario las copias diferenciales (se copian los archivos que tienen alguna modificación) o incrementales (graba aquellos archivos que se han creado en las rutas asignadas).
Con los últimos software de seguridad, una vez configurados, estas tareas son cosa hecha… Entonces ¿Qué podemos hacer para optimizar el proceso?
– Mantener las rutas limpias. Nombres de archivos claros y concisos, evitando nomenclaturas demasiado largas. Evitar tener archivos duplicados, accesos directos innecesarios, carpetas vacías, archivos que no necesitan ser copiados en la ruta de la copia de seguridad, etc. Esto reducirá el tiempo de copiado y nos permitirá un acceso más ligero a nuestros datos.
– Leer los registros. Cuando un software realiza una copia de seguridad, crea un archivo de registro donde nos dice que la copia ha salido bien o, por lo contrario, hay algún problema y los datos no se han copiado correctamente. Por ejemplo: teníamos una unidad de disco externo llamada “E:” pero un día, por confusión, le asignamos ese nombre de unidad a un pendrive y cuando volvimos a conectar el disco le asignamos la “F:”, entonces el software nos lanzará un error: la copia de seguridad no se pudo llevar a cabo satisfactoriamente porque no se encontró la unidad “E” o, si el pendrive sigue conectado, quizá nos diga algo así: la copia de seguridad no se pudo llevar a cabo satisfactoriamente porque no hay suficiente espacio en “E:”.
– No escatimar en gastos. Un soporte de alta calidad, un software útil o, incluso, externalizar el proceso y que un profesional se encargue de nuestras copias es la garantía de que las tendremos cuando hagan falta.
En resumen: pagar por algo intangible es, con frecuencia, el motivo de que muchos lo vayan dejando pasar hasta que ya no tiene remedio, al igual que pasa con los seguros o las alarmas. Parece que no hacen falta, hasta que… Tarde. Cuando nos damos cuenta siempre es demasiado tarde. La diferencia es que, en este caso, por muy poco dinero de forma puntual, evitamos un daño mayor que ocasionaría, como hemos podido ver, un enorme desembolso financiero. Por favor, no lo dejéis pasar. Hasta aquí nuestra recomendación. No dudéis en consultar ante cualquier duda.
