En la época del carrete fotográfico, todos organizábamos las fotografías en álbumes, y los negativos se guardaban a buen recaudo por si algún familiar nos pedía una copia de una fotografía, ahora, esto ya no es así.
En la era digital todo esto ha cambiado para peor. Los españoles tenemos un gran desorden digital, nuestras fotografías están dispersas entre todos los dispositivos que utilizamos, pc, portátil, tablet, móvil, memorias flash, mp4, entre otros. Pero a pesar de disponer de múltiples soportes de almacenamiento, no se realizan copias de seguridad de estas fotografías, siendo una suerte el no haber sufrido una perdida importante de este tipo de archivos.
Pero el desorden digital que acarreamos va más allá de las fotografías. Nos sucede lo mismo con los documentos de texto, hojas de cálculo, vídeos y música, hasta el propio escritorio del ordenador suele estar hecho un caos en la mayoría de los casos. Y por supuesto, de estos archivos tampoco se suele hacer una copia de seguridad de manera periódica.
Es por esto que a continuación veremos una serie de consejos guía que nos permitirán alcanzar una cierta organización digital.
- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar: esta frase está relacionada con el programa de las 5S (cinco eses) destinado a la organización de un espacio de trabajo. En este caso podemos utilizar el ordenador de sobremesa o el portátil como dispositivo principal de almacenamiento. Donde tendremos guardadas todos los archivos que antes mencionábamos.
¿Cómo organizarlo?
Usaremos el ejemplo de las fotografías y podrá ser aplicable al resto de archivos.
- Crear una carpeta con un nombre coherente (esto siempre) por ejemplo Imágenes, fotografías, etc. También se puede aprovechar en Windows la carpeta “Mis Imágenes” que está ahí para este fin.
- Crear carpetas dentro de la carpeta de imágenes, para cada álbum, nombrándolo con la fecha en la que fueron tomadas seguido de un nombre coherente. Por ejemplo: “2013-08-16 – Vacaciones con la familia”. De este modo, al ordenar por nombre las carpetas, las estaremos ordenando por fecha.
- En el caso de documentos de texto, hojas de calculo, podemos utilizar el mismo formato de nombre “Año-Mes-día – Nombre identificativo” para que estos sean más fáciles de localizar.
- Dentro de la carpeta “imágenes” sólo habrá imágenes y fotografías, y ahí organizaremos y clasificaremos todas las fotografías que tengamos dispersas por todos los dispositivos, eliminándolas de estos si quisiésemos al finalizar la clasificación.
- Limpiar el escritorio: Esos documentos, imágenes, canciones, accesos directos e incluso enlaces a páginas web que tenemos dispersos por el escritorio del pc y el portátil, también se pueden organizar y clasificar. Los archivos cada uno a su correspondiente carpeta que hemos creado en el paso anterior. Los accesos directos seguramente los tienes en el menú inicio, si usas mucho un programa puedes dejarlo en el escritorio, si lo usas poco, deja el acceso directo en el escritorio.
- Realizar copias de seguridad: es muy probable que tengamos un disco duro externo, incluso con más capacidad que el propio ordenador de sobremesa o portátil. Este dispositivo es ideal para realizar una copia de seguridad de todo lo que tenemos organizado y clasificado en nuestro ordenador de sobremesa. Crea una carpeta en el disco duro externo, llamándole copia de seguridad o backup (en inglés). Con que copies las carpetas específicas que has creado en el paso 1 (imágenes, vídeos, música, documentos, etc.), nos aseguraremos de que todos estos archivos, que son los que realmente consideraremos importantes, tengan un duplicado en el disco duro externo. Podemos emplear Synkron, FreeFileSync, GoodSync o un software similar, que realice la copia de estos archivos periódicamente, copiando únicamente aquellos archivos que hayan sido modificados o añadidos.
- Organizar y clasificar los marcadores o favoritos: Los navegadores web (chrome, Firefox, Opera, Internet Explorer, etc.) permiten guardar las páginas que nos interesen como favoritos o marcadores, para volver a un artículo en concreto en otro momento. Generalmente lo que hacemos es darle a guardar en marcadores o favoritos y listo, pero esto crea una lista interminable en la que localizar luego una página es una locura. Pero estos navegadores también nos permiten organizar estos marcadores, creando carpetas para clasificar estas páginas guardadas. Aquí basta con crear carpetas con nombres genéricos como “Compras”, “Música”, “Emisoras de radio”, “Blogs”, etc. y dentro de cada carpeta guardaremos los marcadores correspondientes. Siendo más fácil localizarlos por el tipo de contenido al que nos van a dirigir.
Estos consejos nos pueden servir de guía para localizar más fácilmente nuestros archivos y nuestras páginas favoritas de Internet, pero además nos ayudará a realizar las copias de seguridad, que evitarán tarde o temprano un desastre, como puede ser la pérdida total o parcial de nuestros preciados documentos, fotografías, vídeos y música.
Conviene que recordemos que nada es eterno, cualquier soporte digital (discos duros, CD, DVD, memorias usb, tarjetas SD, etc) en el que almacenemos información terminarán estropeándose, fallando, o dañándose por causas como subidas de tensión, tormentas, golpes, etc. Tener una copia de seguridad o incluso dos, nos permitirá ahorrarnos disgustos en el futuro.
Imagen Stuart Miles en FreeDigitalPhotos.net
